Partnerek importálása excel fájlból

Ki importálhat partnereket?

A partnerek importálása funkció csak azok számára elérhető, akik admin jogosultsággal rendelkeznek, vagy felhasználóként a felhasználói csoportjuk számára engedélyezve van.

Partnerek importálása excel fájlból

• Kattints a menüben a “Partnerek” → “Összes patner” menüpontra.
• Jobb felül kattints az “Importálás” gombra.
• A felugró ablakban válaszd z “Partnerek importálása excel fájlból” opciót.
  
• Töltsd le a minta excel fájlt. A minta import fájl már tartalmazza azokat az oszlop elnevezéseket, illetve struktúrát melyekre a QlickCRM-nek szüksége lesz.
• Töltsd le és nyisd meg az importálás útmutató dokumentumot, mely részletesen tartalmazza, hogyan töltsd ki az import excel fájlt ahhoz, hogy a CRM rendszer fel tudja dolgozni a benne szereplő adatokat.
• A megfelelően kitöltött import excel (xlsx) fájlt töltsd fel.
• Kattints a “Névjegyek importálása” gombra.

Meglévő partnerek frissítése vagy kihagyása

Az importálás űrlapon két, egymástól független beállítással szabályozhatod, mi történjen, ha egy sor egy már meglévő partnernek felel meg:

• Meglévő partner esetén (ID vagy adószám alapján): a cégeket a rendszer az azonosítójuk vagy az adószámuk alapján veti össze a meglévő partnerekkel. Választhatsz a Meglévő névjegyek frissítése és a Meglévő névjegyek kihagyása között.
• Meglévő személy esetén (e-mail cím alapján): a magánszemélyeket a rendszer az e-mail címük alapján veti össze a meglévőkkel. Itt is választhatsz a Meglévő személy frissítése és a Meglévő személy kihagyása között.

Frissítés esetén a rendszer a meglévő partner adatait felülírja az Excelben szereplő adatokkal. Kihagyás esetén a már meglévő partnert érintetlenül hagyja, és nem hozza létre újra.

Az importálás eredménye

Az import végén a rendszer két külön listában jelzi vissza, mi történt azokkal a sorokkal, amelyek nem kerültek be új partnerként:

• Már létező, kihagyott partnerek (a rendszer így jelzi: „A következő partnerek már léteztek, ezért kihagytuk őket"): azok a sorok, amelyek egy meglévő partnernek feleltek meg, és a fenti beállítás szerint kihagyásra kerültek. Ezek nem hibák.
• Nem feldolgozható sorok („A következő partnereket nem sikerült feldolgozni"): a ténylegesen hibás sorok, amelyeket javítanod kell, majd újra importálni.

Így egy pillantással megkülönbözteted a szándékosan kihagyott (már meglévő) partnereket a valóban hibás soroktól.

Egyedi mező értékek importálása

Az importtal a partnerek egyedi mezőinek értékeit is feltöltheted. Ehhez a következőkre van szükség:

1. Előbb hozd létre az egyedi mezőket a CRM-ben (partner egyedi mezők). Csak a már létező egyedi mezők tölthetők fel értékkel.
2. Az Excel fájlban minden egyedi mezőhöz tartozzon egy külön oszlop, amelynek fejléce az egyedi mező nevéhez igazodik. A legbiztosabb, ha az oszlopfejléceket nem kézzel írod be: exportálj ki néhány, már beállított egyedi mezőkkel rendelkező partnert (lásd a lenti tippet), és a letöltött fájl fejléceit használod. Így az oszlopnevek biztosan egyeznek.
3. Töltsd ki soronként az egyedi mezők értékeit, majd importáld a fájlt a szokásos módon.

Az értékek helyes formátuma a mező típusától függ:

• Szöveg és választható (legördülő) mezők: az értéket úgy add meg, ahogy a mezőben szerepelnie kell.
• Dátum és dátum-idő mezők: használj felismerhető dátumformátumot (vagy Excel dátumcellát).
• Igen/nem (kapcsoló) mezők: az értéket számmal jelöld: 1 = igen (bekapcsolva), 0 = nem.
• Szám mezők: csak számot adj meg.

⚠️ Figyelj a frissítésnél: ha egy egyedi mező oszlopa szerepel a fájlban, de egy adott sorban üresen hagyod a celláját, akkor annál a partnernél az egyedi mező korábbi értéke törlődik (üresre áll). Ha egy meglévő értéket nem szeretnél megváltoztatni, vagy töltsd ki a helyes értékkel, vagy hagyd ki teljesen az adott oszlopot a fájlból.

Hasznos tippek az importáláshoz

Mielőtt nagyobb mennyiségű névjegyet importálsz, érdemes először kézzel felvenni néhány partnert vagy kapcsolattartót a partnerlistába.  Hozd létre ésállítsd be akár azokat az egyedi mezőket is, amiket használni szeretnél.

Ezt követően a partner listában jobb felül a műveletek legördülő menüre kattintva exportáld a létrehozott névjegyeket egy excel fájlba.

A letöltött fájl szerkezete pontosan megfelel az importálási elvárásoknak, így ezt használhatod mintaként a többi adat betöltéséhez. Ez segít elkerülni a hibákat az importálás során.

Kerüld a cella formázásokat, ha mégis használod, visszatöltés előtt töröld. Ellenkező esetben előfordul, hogy  rendszer nem ismeri fel a mezőket, és a benne található adatokat, így feltöltés meghiúsul, hibába ütközik.

Próbálj meg törekedni arra, hogy csak a legfontosabb információk kerüljenek a táblázatba.