Ki importálhat partnereket?
A partnerek importálása funkció csak azok számára elérhető, akik admin jogosultsággal rendelkeznek, vagy felhasználóként a felhasználói csoportjuk számára engedélyezve van.
Partnerek importálása excel fájlból
- Kattints a menüben a “Partnerek” → “Összes patner” menüpontra.
- Jobb felül kattints az “Importálás” gombra.
- A felugró ablakban válaszd z “Partnerek importálása excel fájlból” opciót.
- Töltsd le a minta excel fájlt. A minta import fájl már tartalmazza azokat az oszlop elnevezéseket, illetve struktúrát melyekre a QlickCRM-nek szüksége lesz.
- Töltsd le és nyisd meg az importálás útmutató dokumentumot, mely részletesen tartalmazza, hogyan töltsd ki az import excel fájlt ahhoz, hogy a CRM rendszer fel tudja dolgozni a benne szereplő adatokat.
- A megfelelően kitöltött import excel (xlsx) fájlt töltsd fel.
- Kattints a “Névjegyek importálása” gombra.
Meglévő névjegyek frissítése / kihagyása
Az importálás űrlapon kiválaszthatod, hogy a meglévő névjegyeket szeretnéd-e frissíteni, vagy csak újakat szeretnéd importálni.
Ha azt választod, hogy kihagyod a meglévő névjegyeket, akkor a rendszer nem írja felül a már rögzített adatokat.
Ha az Excel fájlban olyan partner szerepel, akinek az adószáma megegyezik egy már meglévő névjeggyel, az import végén egy táblázatban kistázza, mely sorokat nem sikerült betölteni
Egyedi mező értékek importálása
Az importtal a partnerek egyedi mezőinek értékeit is feltöltheted. Ehhez a következőkre van szükség:
- Előbb hozd létre az egyedi mezőket a CRM-ben (partner egyedi mezők). Csak a már létező egyedi mezők tölthetők fel értékkel.
- Az Excel fájlban minden egyedi mezőhöz tartozzon egy külön oszlop, amelynek fejléce az egyedi mező nevéhez igazodik. A legbiztosabb, ha az oszlopfejléceket nem kézzel írod be: exportálj ki néhány, már beállított egyedi mezőkkel rendelkező partnert (lásd a lenti tippet), és a letöltött fájl fejléceit használod. Így az oszlopnevek biztosan egyeznek.
- Töltsd ki soronként az egyedi mezők értékeit, majd importáld a fájlt a szokásos módon.
Az értékek helyes formátuma a mező típusától függ:
- Szöveg és választható (legördülő) mezők: az értéket úgy add meg, ahogy a mezőben szerepelnie kell.
- Dátum és dátum-idő mezők: használj felismerhető dátumformátumot (vagy Excel dátumcellát).
- Igen/nem (kapcsoló) mezők: az értéket számmal jelöld: 1 = igen (bekapcsolva), 0 = nem.
- Szám mezők: csak számot adj meg.
⚠️ Figyelj a frissítésnél: ha egy egyedi mező oszlopa szerepel a fájlban, de egy adott sorban üresen hagyod a celláját, akkor annál a partnernél az egyedi mező korábbi értéke törlődik (üresre áll). Ha egy meglévő értéket nem szeretnél megváltoztatni, vagy töltsd ki a helyes értékkel, vagy hagyd ki teljesen az adott oszlopot a fájlból.
Hasznos tippek az importáláshoz
Mielőtt nagyobb mennyiségű névjegyet importálsz, érdemes először kézzel felvenni néhány partnert vagy kapcsolattartót a partnerlistába. Hozd létre ésállítsd be akár azokat az egyedi mezőket is, amiket használni szeretnél.
Ezt követően a partner listában jobb felül a műveletek legördülő menüre kattintva exportáld a létrehozott névjegyeket egy excel fájlba.
A letöltött fájl szerkezete pontosan megfelel az importálási elvárásoknak, így ezt használhatod mintaként a többi adat betöltéséhez. Ez segít elkerülni a hibákat az importálás során.
Kerüld a cella formázásokat, ha mégis használod, visszatöltés előtt töröld. Ellenkező esetben előfordul, hogy rendszer nem ismeri fel a mezőket, és a benne található adatokat, így feltöltés meghiúsul, hibába ütközik.
Próbálj meg törekedni arra, hogy csak a legfontosabb információk kerüljenek a táblázatba.