Amennyiben összekapcsolod a levelezésed a CRM rendszerrel, biztosan találkozni fogsz olyan e-mailekkel és feladókkal, amelyekből nem szeretnéd, hogy automatikusan létrejöjjön egy új ügyfél adatlap. Ilyen például a hírlevelek, automatikus értesítések vagy egyéb nem releváns üzenetek. A tiltólista funkció segítségével könnyedén kizárhatod ezeket a feladókat az e-mailek automatikus feldolgozásából.
Ki kezelheti az e-mail tiltólistát?
A tiltólista funkció az admin jogosultsággal rendelkező felhasználók számára érhető el.
Tiltólista szabályok kezelése
- Kattints a menüben a “Rendszerbeállítások” → “Általános beállítások” menüpontra.
- A beállítások között keresd meg “E-mail feladók tiltása (tiltólista)” linket és kattints rá.
- A megjelenő lista fölött jobb oldalon kattints az “Új tiltólista szabály” hozzáadása gombra.
- A megjelenő űrlapon add meg a tiltólista (számodra beszédes) megnevezését.
- Válaszd ki, hogy milyen logikai operátorral kapcsolódjanak egymáshoz a megadott szabályok.
- A három szövegdobozba megadhatod azokat a szavakat, illetve kifejezéseket, melyeket ha tartalmaz a feladó e-mail cím / a feladó neve / e-mail tárgya, akkor azt a levelet a CRM rendszer ne dolgozza fel. Itt egy, vagy akár mindhárom kategóriába adhatsz meg kifejezéseket. Minden kategóriában külön-külön, soronként csak egy szót vagy kifejezést írj be.
- Végül a “Szabály mentése” gombra kattintva tudod rögzíteni a szabályt.
A létrehozott szabályok bármikor módosíthatóak, törölhetőek.
Fontos: gondold át, hogy a megadott szabálynak nem-e felel meg esetleg olyan e-mail, amiből szeretnél létrehozni adatlapot! Ha ez az eshetőség előfordulhat, javasolt a szabályok módosítása.
Fontos: a CRM rendszer egyszerűen átugorja és kihagyja azokat a bejövő leveleket, amelyek megfelelnek ezeknek a szabályoknak, nem fogja feldolgozni őket.