Ha egy e-mail nem érkezik meg, az két különböző dolgot jelenthet: vagy egy beérkező levélből nem jön létre adatlap a QlickCRM-ben, vagy egy kiküldött leveled nem ér célba az ügyfélnél. A két eset hibakeresése más, ezért ebben a cikkben külön vesszük őket. Először állapítsd meg, melyik irányról van szó, és ugorj a megfelelő részre.
Bejövő e-mailek: nem jön létre adatlap a beérkező levélből
A QlickCRM a beérkező leveleidből automatikusan adatlapot készít. A rendszer néhány percenként ellenőrzi a postafiókot, így kis késés normális. Ha egy beérkező levél mégsem jelenik meg, nézd át ezeket:
- Az IMAP fiók nincs bekapcsolva, vagy hiányzik a modul/mappa: nyisd meg a Rendszerbeállítások → Általános beállítások → E-mail fiókok oldalt. A fióknak Bekapcsolva állapotban kell lennie, és ki kell töltve lennie a Modul hozzárendelés (és ha mappa-feldolgozást használsz, a Mappa megnevezés) mezőnek. Az Utolsó ellenőrzés oszlopban láthatod, mikor ellenőrizte utoljára a rendszer a fiókot.
- A levelet már olvasottnak jelölték: a rendszer csak az olvasatlan leveleket dolgozza fel. Ha a központi postafiókban valaki megnyitotta (olvasottra állította) a levelet, az kimaradhat.
- A tiltólista kizárja a feladót: ha egy tiltólista szabály illik a feladó címére, nevére vagy a tárgyra, a rendszer kihagyja a levelet. Ellenőrizd, nem túl tág-e valamelyik szabály (például egy általános szó vagy egy teljes levelezőrendszer, mint a gmail.com).
- Egy e-mail szabály azonnal archiválta az adatlapot: ha egy e-mail szabályban be van kapcsolva az Adatlap automatikus archiválása létrehozás után beállítás, akkor az abból a levélből létrejövő új adatlap rögtön archivált állapotba kerül, ezért tűnhet úgy, hogy létre sem jött. Ilyen szabályt jellemzően azért állítanak be, hogy a nem fontos levelek (például hírlevelek, automatikus értesítések) ne töltsék a listát. Nézd meg az adatlapot az archiváltak között, és ha nem ide szántad, módosítsd az érintett e-mail szabályt.
- Csak ismert partnerek mód (admin beállítás): ha be van kapcsolva, hogy csak a már rögzített partnerektől dolgozza fel a leveleket, akkor ismeretlen feladótól nem jön létre adatlap.
ℹ️ Jó tudni: ha nincs illeszkedő e-mail szabály, a levél akkor sem vész el: az adatlap az IMAP fiókhoz beállított alapértelmezett modulban és kategóriában jön létre. Az e-mail szabály csak utólag rendez (felelős, kategória, határidő, archiválás).
Részletek: E-mail szabályok, E-mail tiltólista szabályok és Lezárt vagy archivált adatlap automatikus újranyitása.
⚠️ Ha technikai a gond: a postafiók bekötése (szerver, jelszó) nem a felületen történik, hanem az ügyfélszolgálaton keresztül (lásd: E-mail kezelés technikai beállításai). Ha a fiók be van kapcsolva és jól van beállítva, de az Utolsó ellenőrzés dátuma régi, a feldolgozás elakadhatott. Ilyenkor jelezd az ügyfélszolgálatnak.
Kimenő e-mailek: a kiküldött levél nem ér célba
Ha a CRM-ből küldesz e-mailt (például egy adatlapról, hozzászólásként), de az ügyfél nem kapja meg, nézd át ezeket:
- „Az e-mail feladó beállításai nem megfelelőek." hibaüzenet: nincs beállított e-mail feladó. Vegyél fel egyet a Rendszerbeállítások → Általános beállítások → E-mail feladók menüben (feladó név és e-mail cím). Ehhez admin jogosultság kell.
- A partnernek nincs e-mail címe: ha nincs kinek kiküldeni, a levélnem tud kimenni. Töltsd ki a partner e-mail címét.
- Az adatlapról küldés nincs engedélyezve: külső címzettnek csak akkor küldhetsz e-mailt, ha ez a Modul beállításoknál engedélyezve van, és a felhasználónak is van rá jogosultsága a modul Felhasználói hozzáféréseknél.
- Kézbesíthetőség (spam, elutasítás): csak saját domainneves feladó címet használj (ne @gmail.com, @freemail.hu és hasonlókat), és állítsd be a domainednél az SPF rekordot. Ezek nélkül a fogadó szerver spambe teheti vagy elutasíthatja a levelet. A pontos SPF értékeket az E-mail feladók kezelése cikkben találod. Ez a lépés a domain/DNS beállításnál dől el, ebben a rendszergazdád vagy a tárhelyszolgáltatód tud segíteni.
Részletek: E-mail kezelés technikai beállításai, E-mail feladók kezelése és E-mail feladó kiválasztása.
ℹ️ Jó tudni: a hírlevél (tömeges e-mail) külön rendszeren megy, saját hibakereséssel. Ez a cikk az adatlapról küldött, egyedi e-mailekre vonatkozik.
Mi van, ha minden rendben, mégsem megy?
Ha végigmentél a fenti pontokon, és minden beállítás rendben van, a hiba lehet átmeneti technikai jellegű is a kézbesítő rendszerben. Ilyenkor próbáld meg kicsivel később, és ha továbbra sem sikerül, jelezd az ügyfélszolgálatnak. Írd meg, hogy bejövő vagy kimenő levélről van szó, melyik partnernél vagy adatlapnál, és ha van, a pontos hibaüzenetet. Ezekkel gyorsan beazonosítjuk az okát.