E-mail szabályok

⚠️ Fontos: E-mail szabályokat csak adminisztrátor jogkörrel rendelkező felhasználók hozhatnak létre.

E-mail szabály létrehozása

1. A bal oldali menüben kattints az Eszközökre
2. Azon belül kattints az E-mail szabályokra
3. A képernyő jobb felső sarkában kattints az Új szabály gombra

E-mail szabály beállítása

1. Megnevezés: Nevezd el a szabályodat
2. Rövid leírás: fogalmazd meg röviden a szabály lényegét (opcionális)
3. E-mail fiók: Válaszd ki, hogy melyik fiókra vonatkozzon a szabály
4. Kapcsold be a szabályt (a későbbiekben ugyanitt tudod kikapcsolni)
5. Válaszd ki, hogy milyen feltételek alapján szeretnéd alkalmazni
   1. Minden e-mail esetén: Minden bejövő e-mailre igaz lesz
   2. Megadott feltételeknek megfelelő bejövő e-mailekre legyen igaz

Feltételek  beállítása

Logikai operátorok

• És: mindegyik feltételnek teljesülnie kell, hogy aktiválódjon a szabály
• Vagy: ha bármelyik feltétel teljesül, aktiválódik a szabály

Feladó e-mail cím tartalmazza

Add meg azokat a szavakat, illetve kifejezéseket, melyek ha szerepelnek a feladó e-mail címében, a rendszer végrehajtja a kijelölt műveleteket.

Feladó név tartalmazza

Add meg azokat a szavakat, illetve kifejezéseket, melyek ha szerepelnek a feladó nevében, a rendszer végrehajtja a kijelölt műveleteket.

E-mail tárgy tartalmazza

Add meg azokat a szavakat, illetve kifejezéseket, melyek ha szerepelnek az e-mail tárgyában, a rendszer végrehajtja a kijelölt műveleteket.

E-mail szöveges tartalom tartalmazza

Add meg azokat a szavakat, illetve kifejezéseket, melyek ha szerepelnek az e-mail szövegében, a rendszer végrehajtja a kijelölt műveleteket.

⚠️ Fontos: a beviteli mezőkbe soronként egy kifejezést adj meg.

Műveletek

Itt tudod beállítani, hogy a feltételek teljesítése után milyen műveletek kerüljenek végrehajtásra.

Művelet alkalmazása

Mikor hajtsa végre a rendszer a műveletet

1. Üzenetből történő új adatlap létrehozása esetén
2. Meglévő adatlaphoz érkező e-mail esetén
3. Új és meglévő adatlap esetében

Automatikus e-mail válasz a feladónak

Itt beállíthatsz egy e-mail sablont, amit a rendszer automatikusan elküld a feladónak.

Adatlap hozzárendelése felhasználókhoz

Beállíthatod, hogy az adatlap melyik felhasználóhoz kerüljön. Ezen kívül bekapcsolhatod, hogy ha egy ügyfélnek van felelőse, akkor ha tőle érkezik e-mail, az adatlapot automatikusan az ő felelőséhez kapcsolódik.

Adatlap határidejének beállítása

Beállíthatod, hogy az adatlap létrehozásától számítva hány napos határidő kerüljön rá.

Adatlap hozzárendelése modulhoz

Beállíthatod, melyik modulhoz kerüljön a létrehozott adatlap.

Adatlap hozzárendelése kategóriához

Nem csak a modult, de az azon belüli adatlapot is meghatározhatod.

Ellenőrzőlista hozzárendelése az adatlaphoz

Ha van ellenőrzőlista-sablonod, akkor itt beállíthatod, hogy automatikusan megjelenjen az új adatlapon.

Prioritás

Ennek az a lényege, hogy beállíthatod, mennyire sürgős az újonnan létrehozott adatlap. Ha több e-mail szabály van egyszerre érvényben, akkor ez a szám határozza meg, hogy melyik szabály élvez nagyobb prioritást.

Ha végeztél, kattints a Szabály mentése gombra.

Példa: automatikus válasz beállítása (out of office / visszaigazolás)

Tegyük fel, hogy minden beérkező ügyfélüzenetre szeretnél automatikus visszaigazolást küldeni (például „Köszönjük a megkeresését, hamarosan válaszolunk"), vagy szabadság idejére egy távollét (out of office) üzenetet. Így állíthatod be:

1. Előbb hozz létre egy e-mail sablont a válasz szövegével (Eszközök → E-mail sablonok), és győződj meg róla, hogy van beállított e-mail feladód is. Erre a két elemre az automatikus válaszhoz mindenképp szükség van.
2. Hozz létre egy új e-mail szabályt, add meg a nevét (például „Automatikus visszaigazolás"), válaszd ki az érintett e-mail fiókot, majd kapcsold be a szabályt.
3. A feltételeknél válaszd a „Minden e-mail esetén" opciót, vagy adj meg feltételt (például az e-mail tárgya tartalmazza: „ajánlatkérés").
4. A „Művelet alkalmazása" résznél állítsd be, mikor fusson: csak új adatlapnál, meglévőnél, vagy mindkettőnél. Out of office üzenetnél jellemzően a „mindkettő" a megfelelő.
5. Kapcsold be az „Automatikus e-mail válasz a feladónak" műveletet, és válaszd ki a korábban létrehozott sablont, valamint a feladót.
6. Kattints a Szabály mentése gombra.

Ezt követően a beérkező e-mailekre a rendszer automatikusan elküldi a kiválasztott sablont a feladónak.

Jó tudni:

• A válasz a kiválasztott e-mail feladóval megy ki, ezért ehhez a művelethez mindenképp kell egy beállított feladó és egy e-mail sablon.
• A saját feladó e-mail címeidre érkező leveleket a rendszer kihagyja a feldolgozásból, így az automatikus válasz nem indít végtelen levelezési kört.
• Beállíthatod, hogy a válasz tárgya a beérkező levél eredeti tárgya legyen, vagy a sablon saját tárgya.
• A szabadság végén ne felejtsd el kikapcsolni a szabályt: az e-mail szabályok listájában bármikor ki- és bekapcsolható.