A QlickCRM-ben három eszköz is van, amivel a kézi munkát kiválthatod: az automatizáció, az e-mail szabály és a műveleti link. Mivel mindhárom automatikusan csinál valamit, könnyű összekeverni őket. A döntés valójában egyetlen kérdésen múlik: mi indítja el?
A döntő kérdés: mi indítja el?
| Eszköz | Mi indítja el? | Tipikus használat | Hol találod? |
|---|---|---|---|
| Automatizáció | Egy belső esemény a rendszerben (adatlap vagy partner létrejön, módosul, státuszt vált, teendő lezárul, árajánlatot elfogadnak, időzítés) | Ismétlődő belső műveletek: e-mail, teendő, adatlap frissítése, dokumentum generálása | Eszközök → Automatizációk |
| E-mail szabály | Egy beérkező e-mail | A bejövő megkeresések rendszerezése és automatikus megválaszolása | Eszközök → E-mail szabályok |
| Műveleti link | Az ügyfél rákattint egy általad küldött linkre | Ügyfél-interakció, például ajánlat elfogadása egy kattintással | Eszközök → Műveleti linkek |
Automatizáció: amikor egy belső esemény indít el műveleteket
Az automatizáció akkor lép működésbe, amikor a rendszerben történik valami: létrejön vagy módosul egy adatlap, státuszt vált, lezárul egy teendő, elfogadnak egy árajánlatot, vagy egyszerűen eljön egy időzített időpont. Ilyenkor a rendszer egy vagy több műveletet hajt végre (e-mailt küld, teendőt vagy adatlapot hoz létre, dokumentumot generál, és így tovább), akár feltételekhez kötve.
Akkor válaszd, ha egy rendszerbeli eseményre szeretnél automatikus reakciót. Részletek: Automatizáció létrehozása: áttekintés és Automatizáció létrehozása lépésről lépésre.
E-mail szabály: amikor egy beérkező e-mail indít
Az e-mail szabály kizárólag a beérkező levelekre vonatkozik. Feltételeket adhatsz meg (a feladó, a tárgy vagy a levél szövege alapján), és ha egy bejövő e-mail illik rájuk, a rendszer automatikusan intézkedik: adatlapot hoz létre belőle, felhasználóhoz, modulhoz vagy kategóriához rendeli, határidőt vagy ellenőrzőlistát ad hozzá, archiválja, vagy automatikus választ küld a feladónak.
Akkor válaszd, ha a bejövő ügyfél-e-maileket szeretnéd automatikusan rendszerezni vagy megválaszolni. Részletek: E-mail szabályok és Automatikus válasz e-mail beállítása.
Műveleti link: amikor az ügyfél kattint
A műveleti link egy olyan link, amit te küldesz ki az ügyfélnek (jellemzően e-mailben), és amikor az ügyfél rákattint, a kapcsolódó adatlapon végrehajt egy előre beállított módosítást (például státuszt vált), majd átirányítja egy általad megadott oldalra. Klasszikus példa az „Ajánlat elfogadása" link: az ügyfél kattint, az adatlap elfogadott státuszba kerül, az ügyfél pedig egy köszönőoldalra jut.
Akkor válaszd, ha azt szeretnéd, hogy az ügyfél egy kattintása indítson el egy változást. Részletek: Műveleti linkek.
Hogyan válassz? Gyors segédlet
- Egy rendszerbeli esemény (új adatlap, státuszváltás, lezárt teendő, elfogadott árajánlat) után történjen valami automatikusan? Válaszd az automatizációt.
- A beérkező e-mailekből legyen adatlap, vagy menjen rájuk automatikus válasz? Válaszd az e-mail szabályt.
- Az ügyfél egy linkre kattintva indítson el egy változást? Válaszd a műveleti linket.
Használd őket együtt
A három eszköz nem kizárja, hanem kiegészíti egymást. Egy tipikus példa egy ajánlatküldésnél:
- Egy automatizáció kiküld egy e-mailt az ügyfélnek, amelyben egy „Ajánlat elfogadása" műveleti link szerepel.
- Az ügyfél rákattint a linkre, így az adatlap elfogadott státuszba kerül.
- A státuszváltásra egy újabb automatizáció indul, amely teendőt hoz létre a kollégának a teljesítésről.
- Ha az ügyfél inkább e-mailben válaszol, egy e-mail szabály a megfelelő felelőshöz rendeli a levelet.
Így mindhárom eszköz a saját erősségét adja: az automatizáció a belső eseményeket, az e-mail szabály a bejövő leveleket, a műveleti link pedig az ügyfél kattintását kezeli.