Az automatizáció segítségével a rendszer helyetted végzi el az ismétlődő feladatokat: bizonyos esemény bekövetkeztekor a QlickCRM automatikusan végrehajt egy vagy több műveletet. Például amikor egy adatlap lezárt státuszba kerül, automatikusan e-mailt küld az ügyfélnek, vagy ha új partner jön létre, teendőt hoz létre a felelősnek. Ebben a cikkben az automatizáció felépítését és lehetőségeit tekintjük át.
Hogyan épül fel egy automatizáció?
Minden automatizáció három fő részből áll:
- Trigger (indító esemény): mi indítsa el az automatizációt (pl. egy adatlap létrejön, vagy státuszt vált).
- Feltételek: opcionális szűrések, amelyek alapján az automatizáció csak bizonyos esetekben fut le (pl. csak egy adott kategóriájú adatlapra).
- Műveletek: mit tegyen a rendszer, ha a trigger bekövetkezik és a feltételek teljesülnek (pl. e-mailt küld, teendőt hoz létre).
Indító események (triggerek)
Egy automatizáció az alábbi események valamelyikére indulhat:
- Megadott időközönként (időzített, rendszeres futás)
- Adatlap létrehozásakor / módosításakor / áthelyezésekor / törlésekor (az áthelyezés például státuszváltást jelent)
- Partner létrehozásakor / módosításakor / törlésekor
- Ellenőrzőlista elem pipálásakor és ellenőrzőlista lezárásakor
- Teendő lezárásakor
- Űrlap kitöltésekor
- Sablon alapján történő e-mail küldéskor
- Árajánlat elfogadása vagy elutasítása esetén
Feltételek
A triggerhez feltételeket is megadhatsz, így az automatizáció csak akkor fut le, ha az adott adatlap vagy partner megfelel a megadott szempontoknak (például csak egy bizonyos státusz, kategória vagy mezőérték esetén). Feltétel megadása nem kötelező; ha nincs feltétel, az automatizáció minden, a triggernek megfelelő esetben lefut.
Műveletek
Egy automatizáció egy vagy több műveletet is végrehajthat. A választható műveletek:
- E-mail küldése
- SMS üzenet küldése
- Adatlap létrehozása
- Adatlap frissítése
- Tömeges adatlap létrehozás
- Névjegy (partner) frissítése (az alap partneradatok mellett az egyedi mezők értékét is beállíthatod, és igény szerint az adatlaphoz tartozó további partnerekre is kiterjesztheted)
- Ellenőrzőlista létrehozása
- Emlékeztető (teendő) létrehozása
- Hozzászólás létrehozása
- PDF dokumentum generálása
- Webhook (külső rendszer értesítése)
Több művelet esetén a sorrend is számít: a műveletek a megadott sorrendben hajtódnak végre.
Hol találod az automatizációkat?
Az Automatizációkat a bal oldali menü Eszközök menüpont alatt éred el. Itt látod a meglévő automatizációk listáját, és a jobb felső sarokban lévő Új automatizáció gombbal hozhatsz létre újat.
Bekapcsolás és kezelés
- Egy automatizáció akkor lép működésbe, ha Bekapcsolva állapotba állítod. Bekapcsolni általában akkor lehet, ha be van állítva a trigger, és legalább egy művelet meg van adva.
- Az automatizáció bármikor Kikapcsolható, ilyenkor nem fut le, de a beállításai megmaradnak.
- Az automatizációkat kategóriákba is rendezheted az átláthatóság érdekében.
Módosítási előzmények
Minden automatizációnál megtekintheted a módosítási előzményeket. A szenárió szerkesztőjében kattints az Előzmények gombra: itt látod, ki és mikor hozta létre, módosította, kapcsolta be vagy ki az automatizációt, változtatta meg a futási időpontot, illetve törölt műveletet vagy feltételt. Ez segít nyomon követni, hogy egy csapatban ki min változtatott.
ℹ️ Az automatizáció lépésről lépésre történő összeállítását (trigger, feltételek, műveletek beállítása a szerkesztőben) külön cikkben mutatjuk be.