A QlickCRM automatikusan válaszolhat a beérkező e-mailekre. Így minden ügyfél azonnal visszajelzést kap arról, hogy megkaptad a levelét (például „Köszönjük a megkeresését, hamarosan válaszolunk"), szabadság idejére pedig beállíthatsz egy távollét (out of office) üzenetet is.
Az automatikus választ egy e-mail szabály küldi ki, a válasz szövegét pedig egy e-mail sablon adja.
⚠️ Fontos: e-mail szabályt csak adminisztrátor jogkörrel rendelkező felhasználó hozhat létre. Az automatikus válasz csak azokra a levelekre működik, amelyek egy a QlickCRM-be bekötött e-mail fiókba érkeznek.
Mire lesz szükséged?
- Bekötött e-mail fiók, amelynek beérkező leveleit a QlickCRM feldolgozza.
- E-mail feladó, amelynek a nevében a válasz kimegy. Erről bővebben: E-mail feladók kezelése.
- E-mail sablon a válasz szövegével. A sablont az Eszközök → E-mail sablonok menüben hozhatod létre. Olvasd el az E-mail sablonok c. cikkünket.
💡 Tipp: a sablonban dinamikus változókat is használhatsz, így a válaszba bekerülhet például a partner neve vagy az adatlap azonosítója. A sablonhoz csatolt fájlok is kimennek a válasszal.
Automatikus válasz beállítása lépésről lépésre
- A bal oldali menüben kattints az Eszközök menüre, majd az E-mail szabályok menüpontra.
- A jobb felső sarokban kattints az Új szabály gombra.
- Add meg a szabály Megnevezését (például Automatikus visszaigazolás), válaszd ki az E-mail fiókot, amelyre a válasz vonatkozzon, és hagyd bekapcsolva a Bekapcsolva kapcsolót.
- A Feltételek résznél válaszd a Minden e-mail esetén alkalmazni lehetőséget, ha minden levélre válaszolni szeretnél. Ha csak bizonyos levelekre, válaszd a A megadott feltételeknek megfelelő e-maileknél alkalmazni lehetőséget, és adj meg feltételt (például az e-mail tárgya tartalmazza: ajánlatkérés).
- A Műveletek résznél a Művelet alkalmazása mezőben válaszd ki, mikor menjen ki a válasz (lásd lent).
- Az Automatikus e-mail válasz a feladónak mezőben válaszd ki a korábban létrehozott sablont.
- A megjelenő Feladó mezőben válaszd ki, melyik e-mail feladó nevében menjen ki a válasz.
- Ha szeretnéd, kapcsold be Az automatikus válasz e-mail tárgya az eredeti e-mail tárgya legyen kapcsolót. Ha kikapcsolva hagyod, a válasz a sablon saját tárgyával megy ki.
- Kattints a Szabály mentése gombra.
⚠️ Fontos: a Feladó mező kitöltése nélkül a válasz nem megy ki, akkor sem, ha a sablont kiválasztottad. Ugyanez a helyzet, ha a sablon ki van kapcsolva: a sablon szerkesztőjében a Bekapcsolva kapcsolónak bekapcsolt állapotban kell lennie.
Mikor menjen ki a válasz?
A Művelet alkalmazása mezőben három lehetőség közül választhatsz:
- Üzenetből történő új adatlap létrehozása esetén: csak az új megkeresésekre válaszol, vagyis amikor a levélből új adatlap jön létre. Visszaigazoló üzenethez ez a legjobb választás, mert egy ügyfél egy ügyben csak egyszer kapja meg.
- Meglévő adatlaphoz érkező üzenet esetén: csak a már folyamatban lévő ügyekhez érkező levelekre válaszol.
- Új és meglévő adatlap esetében: minden beérkező levélre válaszol. Szabadság üzenetnél jellemzően ez a megfelelő, hiszen a folyamatban lévő ügyek partnereinek is tudniuk kell, hogy most nem vagy elérhető.
Példa: szabadság üzenet
- Hozz létre egy e-mail sablont például Szabadság néven, a tárgya legyen például Távol vagyok, a szövegében pedig írd meg, meddig vagy távol, és kihez fordulhatnak sürgős ügyben.
- Hozz létre egy e-mail szabályt Szabadság üzenet néven a saját e-mail fiókodra, Minden e-mail esetén alkalmazni feltétellel.
- A Művelet alkalmazása mezőben válaszd az Új és meglévő adatlap esetében lehetőséget, majd válaszd ki a sablont és a feladót.
- Mentsd el a szabályt.
- Amikor visszaérkeztél, nyisd meg a szabályt, kapcsold ki a Bekapcsolva kapcsolót, és mentsd el. Így a következő szabadságnál elég újra bekapcsolnod.
Jó tudni
- Az automatikus válasz a beérkező levél feladójának megy ki, a kiválasztott e-mail feladó nevében.
- Ha a partner levelezője is automatikusan válaszol, a két automatikus válasz oda-vissza küldözgetheti egymást. Ezt elkerülheted, ha a válasz csak új adatlap létrehozásakor megy ki, vagy ha az ilyen feladókat felveszed az e-mail tiltólistára. A tiltólistán szereplő feladók leveleit a rendszer nem dolgozza fel, így automatikus választ sem kapnak.
- A válasz akkor megy ki, amikor a rendszer feldolgozza a beérkező levelet, ezért a levél beérkezése után néhány perc is eltelhet.
- Ha egy e-mailre több szabály is illik, mindegyik lefut, így több szabály is küldhet választ ugyanarra a levélre. Érdemes egy fiókhoz csak egy válaszküldő szabályt bekapcsolva tartani.
- Az e-mail szabály az automatikus válaszon kívül mást is tud: például felhasználóhoz, modulhoz vagy kategóriához rendelheti az adatlapot. Erről bővebben: E-mail szabályok.