Gyakori helyzet, hogy egy ügyet már lezártál vagy archiváltál, de az ügyfél mégis válaszol egy korábbi levélre. Ilyenkor jó, ha az adatlap automatikusan újranyílik, és nem marad észrevétlen a beérkező üzenet. A QlickCRM-ben beállíthatod, hogy egy lezárt vagy archivált státuszú adatlap egy új e-mail érkezésekor automatikusan a megadott státuszba kerüljön. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan.
Hogyan működik?
Ha egy adatlaphoz, amely lezárt vagy archivált státuszban van, új e-mail érkezik (az adatlaphoz kötött levelezésen keresztül), a rendszer:
- átállítja az adatlapot az általad megadott újranyitási státuszba,
- olvasatlanként jelöli meg, így a listában megjelenik a piros boríték jelzés,
- ha az adatlap archivált volt, visszaállítja aktívra, tehát újra megjelenik a listában.
Így egyetlen beérkező levél sem sikkad el egy már lezárt ügynél sem.
Az újranyitási státusz beállítása
Az újranyitást státuszonként állítod be, mégpedig azoknál a státuszoknál, amelyek lezárt vagy archivált jelölésűek:
- Nyisd meg a modul adatlap státuszait, és szerkessz (vagy hozz létre) egy lezárt vagy archivált státuszt.
- Ilyen státusznál megjelenik a következő mező: „Lezárt, illetve archivált adatlap újranyitáskor melyik státuszba kerüljön?"
- Válaszd ki azt a státuszt, amelybe az adatlap kerüljön, amikor új e-mail érkezik hozzá (például „Folyamatban" vagy „Újranyitva").
- Mentsd el a státuszt.
A mező súgója is erre utal: „Egy lezárt vagy archivált státuszban lévő adatlapba, ha érkezik egy új e-mail, akkor a kiválasztott státuszba kerül." Ha nem választasz újranyitási státuszt, akkor a beérkező e-mail nem változtatja meg az adatlap státuszát.
Fontos tudnivalók
- Az újranyitás csak akkor működik, ha a modulnál használatban vannak a státuszok, és a beérkező leveleid be vannak kötve a CRM-be (az e-mailek az adatlapokhoz rendelődnek).
- Az újranyitási státuszt annál a státusznál kell beállítani, amelyben az adatlap éppen áll (tehát a lezárt vagy archivált státusznál), nem pedig a célstátusznál.
- Ha az újranyitási státuszként egy nem lezárt státuszt választasz, az adatlap valóban aktívvá válik. Ha lezárt státuszt választasz, az adatlap lezárt marad, csak a megadott státuszba kerül.
Miben más a várakozó (ébredési) státusz?
Ne keverd össze az újranyitást a várakozó státusz funkcióval. A várakozó státusz időalapú: megadott ideig tartja az adatlapot egy állapotban, majd automatikusan átállítja az „ébredési" státuszba. Az itt bemutatott újranyitás ezzel szemben eseményalapú: egy beérkező e-mail váltja ki. A kettő külön beállítás, és együtt is használható.