Ez akkor hasznos, ha például egy lezárt ügyletet vagy inaktív kapcsolatot félre szeretnél tenni, de később még szükség lehet az adatokra.
Ki archiválhat adatlapot?
Adatlap archiválása csak adminisztrátor vagy olyan felhasználó jogosult, akinek van erre engedélye. Ha nem látod az „Archiválás” lehetőséget, valószínűleg nincs megfelelő jogosultságod. Ez esetben fordulj az adminisztrátor munkatársadhoz.
Hogyan tudsz archiválni?
- Nyisd meg a kívánt adatlapot (pl. értékesítés, feladat).
- Kattints a „Műveletek” gombra a jobb felső sarokban.
- Válaszd az „Archiválás” opciót.
Ezután az adatlap már nem jelenik meg az adatlap listában. Bármikor visszakereshető az adatlap listában az összetett kereső segítségével.
Lezárt státusz esetén automatikus archiválás
Arra is van lehetőség, hogy az adatlap „kész” vagy „Lezárt” státusza egyúttal archiválja is az adatlapot. Ezt az adott státusz beállításainál tudod megadni.
Természetesen ha egy archivált adatlapot bármilyen folyamatban lévő státuszba helyezel vissza az archiválás lekerül az adott adatlapról automatikusan.
Példa: Péter lezárt egy értékesítést, és már nem kellett velle foglalkoznia A „Sikeresen lezárt” státusznál beállította, hogy az archiválódjon, így az adatlap automatikusan eltűnt az adatlap listából.
Archivált adatlapok megjelenítése
- A modulban kattints a képernyő jobb felső részében található „Keresés" gombra.
- A menüből keresd ki az „Archivált/nem archivált" menüpontot és a legördülő menüből válaszd ki az „Archivált" opciót.
- Kattints rá a „Keresés" gombra.
A listában csak az archivált adatlapok fognak megjelenni.
💡 Tipp: A keresésnél lehetőséged van az archivált és nem archivált adatlapokat egyszerre megjeleníteni, illetve a keresést elmenteni későbbi felhasználásra.
Mi történik, ha egy archivált státuszú adatlapra jön e-mail?
A rendszerben egy beállítás segítségével lehetőséged van rá, hogy ha e-mail érkezik egy archivált státuszú adatlapra, akkor az automatikusan egy másik státuszba kerüljön.
- Menj az adott modulon belül a „Státuszok" menüpontra.
- Kattints rá a lezárt és archivált státusszal rendelkező státuszodra.
- A „Lezárt, illetve archivált adatlap újranyitáskor melyik státuszba kerüljön?" legördülő menüből válaszd ki a státuszt, amire váltson az archivált státuszú adatlap, ha e-mail érkezik rá.
- Ha elkészültél, kattints a „Státusz mentése" gombra.
Hogyan lehet visszavonni az archiválást?
- Keresd meg az archivált adatlapot (pl. a keresővel)
- Nyisd meg az adatlapot.
- A „Műveletek” menüben válaszd az „Archiválás visszavonása” lehetőséget.
Ezzel az adatlap újra megjelenik a listákban, mintha sosem lett volna archiválva.
Ha nem vagy biztos benne, hogy egy adatlapot törölnél-e vagy csak félretennél, az archiválás a biztonságosabb megoldás!
