A kategória és a címke is az adataid csoportosítására és szűrésére való, de más a szerepük. Ebben a cikkben segítünk eldönteni, mikor melyiket érdemes használni az adatlapoknál, a partnereknél és a termékeknél. Ha előbb az alapfogalmakkal ismerkednél, olvasd el a Mi az a kategória? cikket.
A lényeg egy mondatban
💡 Ökölszabály: ha egy szempontot előre, mindenki számára egységesen, egyetlen besorolásként akarsz használni, csinálj belőle kategóriát. Ha gyors, egyedi, menet közben hozzáadható megjelölésre van szükséged, használj címkét.
A legfontosabb különbségek
| Szempont | Kategória | Címke |
|---|---|---|
| Hány lehet egy elemen | Egy (egy adatlapnak vagy partnernek egy kategóriája van) | Akárhány |
| Hol érvényes | Modulhoz kötött: minden modulnak saját kategóriakészlete van | Rendszerszintű: ugyanaz a címkekészlet használható az adatlapoknál és a partnereknél is |
| Hozzáférés szabályozása | Igen: kategóriánként beállítható, mely felhasználók férhetnek hozzá az oda tartozó adatlapokhoz | Nincs: a címke nem befolyásolja, ki látja az elemet |
| Alapértelmezett | Van (Alapértelmezett kategória) | Nincs |
| Létrehozás | A modul beállításainál, erre jogosult felhasználó | Menet közben az adatlapon, vagy az Eszközök, Címkék menüben |
| Szín | Igen, szabadon választható | Igen, előre megadott palettából |
| Szűrés a keresésben | Igen (Kategória) | Igen (Hozzárendelt címkék) |
| Extra | Kategóriánként külön e-mail feladó is beállítható | Gyors, vizuális megjelölés |
Mikor válassz kategóriát?
Akkor használj kategóriát, ha:
- a szempont állandó és előre meghatározható (például a megkeresés forrása, az ügytípus vagy a régió),
- szeretnéd, hogy mindenki ugyanazokat az értékeket, egységesen használja,
- egy elemhez egyetlen, fő besorolás tartozik,
- szabályozni akarod, hogy csak bizonyos kollégák lássák az adott csoport adatlapjait.
Példák: adatlapoknál Weboldal, Ajánlás, Hirdetés (a megkeresés forrása); partnereknél Ügyfél, Beszállító, Érdeklődő; termékeknél Szoftver, Hardver, Szolgáltatás.
Mikor válassz címkét?
Akkor használj címkét, ha:
- gyorsan, menet közben szeretnél megjelölni valamit,
- egy elemhez több, egymástól független jelző is tartozhat,
- nem éri meg külön kategóriát létrehozni rá,
- ugyanazt a jelölést az adatlapoknál és a partnereknél is használnád.
Példák: „Sürgős", „VIP ügyfél", „Visszahívandó", „Tegeződünk".
A jogosultság a legnagyobb különbség
A kategória nemcsak rendszerez: a kategória létrehozásakor a Kategória adatlap hozzáférések résznél kiválaszthatod, mely felhasználók férhetnek hozzá az adott kategóriába tartozó adatlapokhoz. Így a kategória egyben hozzáférési szabály is. Az adminisztrátorok mindig teljes hozzáféréssel rendelkeznek. A részletekről a Modul és adatlap jogosultságok cikkben olvashatsz.
⚠️ Fontos: a címke ezzel szemben nem korlátozza, ki látja az adatlapot vagy a partnert. A címke csak megjelölésre és szűrésre való. Ha a láthatóságot kell szabályoznod, mindig kategóriát (vagy a megfelelő jogosultságbeállítást) használj, ne címkét.
Partnereknél és termékeknél
Ugyanez a logika máshol is érvényes:
- Partnereknél: a Partner kategóriák egy besorolásként működnek, és szintén beállítható hozzájuk, mely felhasználók férhetnek hozzá. A Partner címkék ezzel szemben több, szabadon hozzáadható jelölő, ugyanabból a közös címkekészletből, mint az adatlapoknál.
- Termékeknél és szolgáltatásoknál: a kategória a kínálat rendszerezésére szolgál (például terméktípusok szerint), így gyorsan szűrhetsz a termékek és szolgáltatások között.
Használd a kettőt együtt
A kategória és a címke nem kizárja, hanem kiegészíti egymást. Egy értékesítési adatlap például tartozhat a Weboldal kategóriába (állandó besorolás, forrás szerint), és közben kaphat „Sürgős" és „VIP ügyfél" címkéket is (gyors, egyedi jelzők). A kettőt együtt használva lesz igazán gyors a szűrés és a keresés.
Gyors döntési segédlet
- Előre, egységesen, egyetlen besorolásként használnád? Válassz kategóriát.
- Szabályoznod kell, ki látja az adott csoport adatlapjait? Válassz kategóriát.
- Több, egymástól független jelzőt tennél ugyanarra az elemre? Válassz címkét.
- Menet közben, gyorsan jelölnél meg valamit? Válassz címkét.
- Ugyanazt a jelölést az adatlapoknál és a partnereknél is használnád? Válassz címkét.
A kategóriák létrehozásáról az Adatlap kategóriák kezelése, a címkékről pedig az Adatlapok címkézése és a Címkék kezelése cikkben olvashatsz részletesen.