Előfordul, hogy rákattintasz a bizonylat kiállítására, de a számla vagy díjbekérő mégsem készül el. Ezt szinte mindig egy hiányzó beállítás vagy egy kitöltetlen adat okozza, és általában pár perc alatt orvosolható. Ez a cikk végigvezet a leggyakoribb okokon, a rendszer által kiírt hibaüzenetekkel együtt, hogy gyorsan megtaláld a te esetedet.
ℹ️ Fontos: a számlázás a QlickCRM és a számlázó program (Számlázz.hu vagy Billingo) együttműködésén alapul. Néhány beállítás és feltétel a számlázó szolgáltató oldalán dől el (például a fiókod, az előfizetésed vagy az ott megadott adatok), ezekben mi nem tudunk módosítani. A QlickCRM oldalán viszont mindenben segítünk, és az alábbi okok többsége itt is orvosolható.
💡 Tipp: a QlickCRM a legtöbb esetben konkrét hibaüzenetet is kiír a számlázáskor. Ha látod az üzenetet, keress rá ebben a cikkben (Ctrl+F), és egyből a megoldásnál találod magad.
Gyors ellenőrzőlista: a 3 alapfeltétel
Mielőtt bármit keresnél, ellenőrizd ezt a hármat. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, egyetlen számlát sem tudsz kiállítani, és a rendszer ezt a hibát írja ki: „A számlázáshoz szükséges API beállítások nincsenek megadva!”
- ✅ Meg van adva a számlázó API kulcs (Számlázz.hu Számla Agent kulcs vagy Billingo API kulcs).
- ✅ Ki van töltve az eladói bankszámlaszám.
- ✅ Ki van töltve a bank neve.
Ezt a hármat a Rendszerbeállítások → Integrációk menüben, a Számlázz.hu integráció vagy a Billingo integráció oldalán állíthatod be. A pontos lépéseket ezekben a cikkekben találod.
Ha mindhárom megvan, de a számla mégsem készül el, olvass tovább: az alábbi fejezetek a többi gyakori okot veszik sorra.
1. A számlázási alapbeállítások hiányoznak
Ezek egyszeri beállítások, de minden számlára hatnak.
Nincs API kulcs, bankszámlaszám vagy bank neve
Hibaüzenet: „A számlázáshoz szükséges API beállítások nincsenek megadva!”
Megoldás: töltsd ki mindhárom mezőt a Rendszerbeállítások → Integrációk menüben, a Számlázz.hu integráció vagy a Billingo integráció oldalán: API kulcs, bankszámlaszám, bank neve. Győződj meg arról is, hogy a megfelelő számlázó programot használod.
Nincs áfakulcs beállítva
Hibaüzenet: „CRM rendszerben nincs áfa kulcs beállítva!”
Megoldás: vegyél fel legalább egy áfakulcsot. Az áfakulcsok felvételéről az Adókulcsok kezelése című cikkünkben olvashatsz.
A számlázó fiókban hiányzik valami
Néha a hiba nem a CRM-ben, hanem a Számlázz.hu vagy Billingo fiókodban van. Például szállítólevélnél: „Nincs szállítólevél tömb felvéve a Billingo fiókjában!”, vagy „Nincs előfizetése a művelethez!”
Megoldás: a hiányzó tömböt vagy előfizetést közvetlenül a Számlázz.hu vagy Billingo fiókodban kell rendezni.
2. A partner számlázási adatai hiányosak
A számlázó rendszer a partner számlázási mezőit használja. Ha ezek üresek, a bizonylatot nem sikerül kiállítani.
- Hiányzó számlázási név: „A partner számlázási névének megadása kötelező!” Cégnél a számlázási nevet, magánszemélynél a vezeték- és keresztnevet töltsd ki.
- Hiányzó irányítószám, város vagy cím: „A partner számlázási irányítószámának / városának / címének megadása kötelező!” Töltsd ki mindhárom mezőt.
- Hiányzó adószám (magyar cégnél): „A partner adószáma hiányzik!” Magyar cég típusú partnernél az adószám kötelező.
A partner adatainak helyes kitöltéséről az Új partner létrehozása című cikkünkben olvashatsz.
ℹ️ Ha a partnernek nincs számlázási e-mail címe, a bizonylatot ki lehet állítani, de a partner nem kapja meg e-mailben. Ezért érdemes ezt is kitölteni.
3. Gond van a számla tételeivel
Számlát csak érvényes tételekkel lehet kiállítani.
- Nincs kiválasztva tétel: „Legalább egy tétel kiválasztása szükséges a bizonylat kiállításához!” vagy „Nincs tétel a számlázáshoz!” Válassz ki legalább egy tételt.
- A tétel nincs lezárva, vagy már ki lett számlázva: a rendszer csak a lezárt és még nem számlázott tételeket kínálja fel. Ha nincs ilyen tétel, az „Új bizonylat” gomb sem jelenik meg. Zárd le a tételt, és ellenőrizd, hogy nem szerepel-e már egy korábbi számlán.
- Hiányos tételadatok: a számlázó rendszer visszadobhatja a hibás tételt (hiányzó név, mennyiség, egységár, mértékegység vagy áfakulcs). Töltsd ki hiánytalanul a tétel adatait.
A tételekből történő számlázás lépéseit az Új bizonylat (számla, díjbekérő) kiállítása című cikkünkben találod.
4. Hiányzik egy kötelező mező a számla űrlapon
Kézi számlakiállításnál a folyamat el sem indul, amíg minden kötelező mezőt ki nem töltesz. Ezeknél a rendszer „kötelező” jelzést ad:
- Partner
- Bizonylattípus (Számla, E-számla, Díjbekérő, Előleg számla, Szállítólevél)
- Fizetési mód
- Fizetési határidő
- Teljesítési dátum
- Pénznem
ℹ️ A Rendelésszám legfeljebb 20 karakter lehet. Ha hosszabb, a rendszer nem engedi tovább.
5. Pénznem és árfolyam (deviza számláknál)
Ha nem forintban számlázol, az árfolyam külön figyelmet igényel.
Hibaüzenet: „Az árfolyam megadása kötelező!”
Megoldás: deviza (nem HUF) számlánál adj meg érvényes árfolyamot (0-nál nagyobb, legfeljebb 2 tizedesjegy). Az árfolyam beállításáról az Alapértelmezett deviza árfolyam beállítás című cikkünkben olvashatsz bővebben.
6. Az ismétlődő számla nem készült el
Az ismétlődő (automatikus) számlázás csak akkor fut le, ha minden feltétel teljesül. Ha egy ismétlődő számla kimaradt, nézd át az alábbiakat.
- Nincs aktiválva: ha nincs rá rögzítve egyetlen tétel sem, a rendszer automatikusan inaktívra állítja. Rögzíts tételeket, majd állítsd aktívra.
- Nincs beállítva ismétlődés (gyakoriság): add meg a gyakoriságot (napi, heti, havi, éves) a megfelelő napokkal.
- Dátum probléma: a kezdő dátum még nem érkezett el, vagy a záró dátum már elmúlt (és nincs bekapcsolva a határozatlan idejű opció), vagy a mai nap nem esik az ismétlődési szabályba.
- „Manuális” módra van állítva: ilyenkor a rendszer csak a tételeket generálja le, de nem állít ki és nem küld automatikusan számlát. Ha automatikus számlázást szeretnél, állítsd „automatikus” módra.
- Hiányos partneradatok: a háttérben ugyanazok az okok akadályozhatják, mint a 2. pontban. Ellenőrizd a partner számlázási adatait.
Az ismétlődő számlázás beállításáról az Ismétlődő számlázás beállítása című cikkünkben olvashatsz.
ℹ️ Deviza alapú ismétlődő számlánál, ha a rendszer nem éri el az adott pénznem árfolyamát, az adott alkalom kimarad, és a beállított felhasználók e-mailes értesítést kapnak róla.
Mi van, ha minden rendben, mégsem megy?
Ha végigmentél a fenti pontokon, és minden adat és beállítás rendben van, de a számlát mégsem sikerül kiállítani, a hiba lehet átmeneti technikai jellegű is (például a Számlázz.hu vagy Billingo szolgáltatás, illetve az árfolyam-lekérés átmeneti kimaradása). Ilyenkor:
- Próbáld meg újra kicsivel később.
- Ha továbbra sem sikerül, jelezd az ügyfélszolgálatnak, és írd meg a pontos hibaüzenetet, valamint hogy melyik partnernél és milyen bizonylattípusnál jelentkezik.