Amikor egy új adattípust kezdesz kezelni a QlickCRM-ben, gyakran felmerül a kérdés: hozzak létre hozzá egy külön modult, vagy elég egy kategória egy meglévő modulon belül? Mindkettő az adataid rendszerezésére való, de más a szerepük. A döntés azon múlik, mennyire eltérő az új adattípus a meglévőktől.
💡 Ökölszabály: ha az új adat külön munkafolyamat, külön státuszokkal, mezőkkel vagy hozzáféréssel, csinálj belőle modult. Ha ugyanaz a típusú adat, csak egy szempont szerint csoportosítanád, használj kategóriát egy meglévő modulon belül.
Mi a különbség?
A modul egy önálló adatkezelési egység: saját adatlap-listája, saját státuszai, saját egyedi mezői és saját jogosultságai vannak, és külön menüpontként is megjelenhet. A kategória ezzel szemben egy modulon belüli csoportosítás: ugyanazokat a státuszokat és mezőket használja, mint a modul, és egy adatlap egyetlen kategóriába tartozik.
| Szempont | Új modul | Kategória |
|---|---|---|
| Mire való | Külön adattípus vagy munkafolyamat | Csoportosítás egy modulon belül |
| Státuszok | Saját, modulonként külön | Közös, a modul státuszai |
| Egyedi mezők | Saját mezők modulonként | Közös, a modul mezői |
| Jogosultság | Modul-szintű hozzáférés | Kategóriánkénti hozzáférés a modulon belül |
| Megjelenés | Külön menüpont lehet | Nincs külön menüpont, szűrő és besorolás |
| Egy adatlap | Egy modulban van (áthelyezhető) | Egy kategóriába tartozik |
| Létrehozás | Adminisztrátor, az „Új modul” menüben | A modul beállításainál, a Kategóriák pontban |
Mikor hozz létre új modult?
Akkor, ha az új adat lényegében más, mint a meglévők:
- külön munkafolyamatot követ, saját státuszokkal (például más fázisok, mint a meglévő moduloknál),
- más mezőket igényel (például egy szerződésnél szerződésszám és lejárat, egy ingatlannál alapterület és cím),
- külön hozzáférést szeretnél az egész adattípushoz (ki lássa egyáltalán),
- önálló menüpontként és riportként is kezelnéd.
Példák külön modulra: Értékesítés, Ügyfélszolgálat, Szerződések, Projektek, Ingatlanok. Ezek más típusú adatok, más folyamattal.
Az új modul létrehozásáról a Mi az a modul? és a Modulok kezelése cikkben olvashatsz.
Mikor elég egy kategória?
Akkor, ha ugyanarról a típusú adatról van szó, csak egy szempont szerint bontanád:
- a munkafolyamat és a státuszok ugyanazok, csak csoportosítani szeretnél,
- gyorsan szűrnél egy szempont szerint,
- a modulon belül szeretnéd finomhangolni, ki melyik csoportot lássa.
Példák kategóriára: az Értékesítés modulon belül a megkeresés forrása szerint (Weboldal, Ajánlás, Hirdetés), vagy régió szerint; az Ügyfélszolgálat modulon belül ügytípus szerint.
A kategóriák létrehozásáról az Adatlap kategóriák kezelése cikkben olvashatsz.
Gyors döntési segédlet
- Más munkafolyamat, más státuszok vagy más mezők kellenek? Hozz létre új modult.
- Az egész adattípust elkülönítenéd, saját menüponttal és riporttal? Új modul.
- Ugyanaz a típusú adat, csak egy szempont szerint csoportosítanád? Kategória.
- Ugyanabban a modulban finomítanád, ki melyik csoportot lássa? Kategória.
ℹ️ Tipp: ne hozz létre feleslegesen sok modult. Ha ugyanaz a folyamat, egy modul és néhány kategória gyakran átláthatóbb, mint sok hasonló modul.
Használd őket együtt
A modul és a kategória nem kizárja, hanem kiegészíti egymást: a modul adja a keretet (a munkafolyamatot, a státuszokat, a mezőket), a kategóriákkal pedig a modulon belül rendszerezel tovább. Egy Értékesítés modulban például a státuszok adják a pipeline fázisait, a kategóriák pedig a megkeresés forrását. Ha a kategória és a címke közötti különbségre is kíváncsi vagy, olvasd el a Kategória vagy címke: mikor melyiket? cikket.